Eine chinesische Fabrik bietet Ihnen einen wettbewerbsfähigen Preis. Ihr Katalog ist professionell, die Kommunikation schnell und sie übermittelt Ihnen mehrere Zertifizierungen. Kann man ihr dennoch vertrauen?
Nicht unbedingt.
Bevor Sie eine erste Bestellung aufgeben, müssen Sie eine wesentliche Frage beantworten können: Wer steht wirklich hinter dem Lieferanten, mit dem Sie verhandeln?
Eine chinesische Fabrik zu überprüfen bedeutet nicht einfach, ihr Profil auf einer B2B-Plattform anzusehen oder ein paar Fotos der Fabrik anzufordern. Es müssen mehrere Informationen kombiniert werden: rechtliche Identität, tatsächliche Aktivität, Produktionskapazität, Zertifizierungen, Produktqualität, Exporterfahrung, Geschäftsbedingungen ...
Genau darum geht es bei der Lieferantenqualifizierung: einen identifizierten Lieferanten in einen Partner zu verwandeln, dessen Profil, Fähigkeiten und Risiken tatsächlich bewertet wurden.
Warum sollte man eine chinesische Fabrik vor der Bestellung überprüfen?
Der Preis darf niemals das einzige Kriterium für die Auswahl eines Lieferanten sein.
Ein besonders attraktives Angebot kann verschiedene Probleme verbergen: ein Handelsunternehmen, das als Hersteller präsentiert wird, unzureichende Produktionskapazität, ungeeignete Zertifizierungen, eine Qualität, die von der des Musters abweicht, oder Schwierigkeiten, Termine einzuhalten.
Umgekehrt kann ein völlig legitimer Lieferant nicht für Ihr Projekt geeignet sein. Eine Fabrik kann auf kleine Serien spezialisiert sein, während Sie eine große industrielle Produktion suchen, oder über hervorragendes Know-how für ein Produkt verfügen, aber die Anforderungen Ihres Marktes nicht beherrschen.
Die richtige Frage ist also nicht nur: „Ist das ein echtes Unternehmen?“
Man muss sich auch fragen: „Ist es wirklich in der Lage, das zu produzieren, was ich brauche, in der erwarteten Qualität, Menge und Zeit?“
1. Überprüfen Sie die rechtliche Identität des Unternehmens
Erster Schritt: Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen, mit dem Sie kommunizieren, tatsächlich existiert und dass die übermittelten Informationen einer identifizierbaren juristischen Person entsprechen.
Fragen Sie insbesondere nach:
• dem genauen Firmennamen auf Chinesisch;
• der Gewerbelizenz;
• der einheitlichen Sozialkreditnummer;
• der offiziellen Adresse;
• dem Namen des gesetzlichen Vertreters;
• den für die Zahlung verwendeten Bankinformationen.
China verfügt über das National Enterprise Credit Information Publicity System, eine offizielle Plattform zur Veröffentlichung von Informationen über Unternehmen. Sie ermöglicht unter anderem die Überprüfung der Existenz und bestimmter registrierter Informationen zu einer Gesellschaft.
Diese Überprüfung hilft, einen ersten häufigen Fehler zu vermeiden: mit einem Ansprechpartner oder einer Handelsmarke zu verhandeln, ohne zu wissen, welche Gesellschaft tatsächlich im Vertrag steht und Zahlungsempfänger ist.
Der auf einer B2B-Plattform angezeigte Name reicht also nicht aus.
2. Überprüfen Sie, ob es sich tatsächlich um einen chinesischen Hersteller handelt
Ein Unternehmen kann Produkte verkaufen, ohne sie selbst herzustellen.
Es ist daher wichtig, drei Situationen zu unterscheiden: den Hersteller, das Handelsunternehmen und hybride Strukturen.
Fragen Sie Ihren Lieferanten:
• Wo werden die Produkte hergestellt?
• Welche Fabrik wird genau Ihre Bestellung ausführen?
• Welche Geräte werden verwendet?
• Wie hoch ist die monatliche Produktionskapazität?
• Arbeitet die Fabrik mit Unterauftragnehmern?
• Können Sie einen physischen Besuch oder einen Live-Videobesuch durchführen?
Fabrikfotos und Werbevideos sind für einen ersten Überblick nützlich, stellen aber keinen ausreichenden Beweis dar.
Das Ziel ist es, die Kohärenz zwischen den Angaben des Lieferanten, seiner tatsächlichen Tätigkeit und den Anforderungen Ihres Projekts zu überprüfen.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen chinesischen Hersteller für eine maßgeschneiderte oder volumenstarke Produktion suchen.
3. Bewerten Sie die tatsächliche Produktionskapazität
Eine Fabrik kann seriös sein und dennoch nicht für Ihre Bestellung geeignet.
Vor der Unterzeichnung müssen Sie daher ihre Fähigkeit bewerten, Ihre Referenz in den geforderten Mengen und Fristen zu produzieren.
Stellen Sie konkrete Fragen:
• Wie hoch ist der MOQ oder die Mindestbestellmenge?
• Welches Volumen können Sie monatlich produzieren?
• Wie ist Ihre übliche Lieferzeit?
• Welche Geräte sind für die Herstellung erforderlich?
• Wie hoch ist Ihre aktuelle Produktionsrate?
• Welche Qualitätskontrollen werden während der Herstellung durchgeführt?
• Welche Kapazität bleibt für eine neue Bestellung verfügbar?
Dieser Schritt ermöglicht es, Unstimmigkeiten zwischen der Verkaufsargumentation und der industriellen Realität zu erkennen.
Eine Fabrik, die angibt, mehrere zehntausend Teile produzieren zu können, aber nicht über die entsprechenden Geräte, Teams oder Organisation verfügt, muss eingehend überprüft werden.
4. Überprüfen Sie die Zertifizierungen und ihre Relevanz
Ein Zertifikat von einem Lieferanten zu erhalten, ist eine Sache. Zu überprüfen, ob es authentisch, gültig und für Ihr Produkt geeignet ist, eine andere.
Beginnen Sie damit, die tatsächlich erforderlichen Zertifizierungen für Ihr Produkt und Ihren Zielmarkt zu identifizieren.
Für ISO-Zertifizierungen beispielsweise ermöglicht IAF CertSearch die Suche nach Zertifikaten nach Firmenname oder Zertifikatsnummer und die Prüfung unter anderem ihres Status, ihres Geltungsbereichs, der Zertifizierungsstelle und der Akkreditierungsstelle.
Es ist auch die Übereinstimmung zwischen folgenden Punkten zu überprüfen:
• dem Firmennamen;
• dem Produktionsstandort;
• dem abgedeckten Produkt oder Bereich;
• der betreffenden Norm;
• dem Gültigkeitszeitraum.
Eine Zertifizierung darf daher niemals als allgemeine Qualitätsgarantie betrachtet werden. Sie ist ein Überprüfungselement unter anderen.
5. Testen Sie das Produkt vor dem Start einer großen Produktion
Auch nach Überprüfung des Unternehmens bleibt eine wesentliche Frage: Entspricht das Produkt tatsächlich Ihren Spezifikationen?
Deshalb ist die Musterung ein wichtiger Schritt im Sourcing-Prozess. Das Muster ermöglicht insbesondere die Bewertung:
• der verwendeten Materialien;
• der Abmessungen;
• der Verarbeitung;
• der Funktionalitäten;
• der Verpackung;
• der Konformität mit den geforderten Spezifikationen.
Für eine große Produktion ist es auch sinnvoll, eine klare Referenz des validierten Musters aufzubewahren, um die Endproduktion mit dem Genehmigten vergleichen zu können.
Ein Lieferant kann rechtlich völlig zuverlässig sein und dennoch die technischen Anforderungen Ihres Projekts nicht erfüllen.
Die Lieferantenqualifizierung und die Musterung ergänzen sich daher.
6. Gehen Sie mit einem Fabrikaudit weiter
Wenn die finanziellen oder industriellen Risiken groß werden, reichen die aus der Ferne bereitgestellten Dokumente nicht immer aus.
Ein Fabrikaudit ermöglicht es, die Fähigkeiten des Partners direkt vor Ort zu überprüfen: Infrastruktur, Ausrüstung, Produktionsorganisation, Arbeitsmethoden, Qualitätskontrolle, Zertifizierungen, Produktionsbedingungen und Kohärenz der übermittelten Informationen.
Das Ziel ist nicht nur herauszufinden, ob die Fabrik „existiert“.
Ein Factory Verification Audit ermöglicht festzustellen, ob die Fabrik tatsächlich in der Lage ist, Ihre Spezifikationen zu erfüllen und das erwartete Qualitätsniveau während der Produktion aufrechtzuerhalten.
Genau das ist der Unterschied zwischen einer einfachen Lieferantensuche und einer echten Qualifizierungsmaßnahme.
7. Bewerten Sie den Lieferanten als Ganzes
Ein zuverlässiger chinesischer Lieferant definiert sich nicht nur durch seine Fabrik.
Man muss auch seine Arbeitsweise beobachten.
Analysieren Sie während des Austauschs insbesondere:
• seine Reaktionsfähigkeit;
• die Präzision seiner Antworten;
• seine Fähigkeit, Ihre Spezifikationen zu verstehen;
• seine Transparenz über seine Fähigkeiten;
• seine Exporterfahrung;
• seine Fähigkeit, kohärente Referenzen oder Dokumente bereitzustellen;
• seine Flexibilität bei der Lösung von Problemen;
• seine Beständigkeit in den übermittelten Informationen.
Ein Lieferant, der schnell antwortet, aber präzise Fragen systematisch umgeht, sollte Ihre Aufmerksamkeit erregen.
Umgekehrt bietet ein Partner, der Überprüfungen akzeptiert, seine Antworten dokumentiert und klar über seine Grenzen kommuniziert, in der Regel ein beruhigenderes Profil.
8. Sichern Sie die Bedingungen vor der Bestellung ab
Die Überprüfung des Lieferanten endet nicht in dem Moment, in dem Sie eine Fabrik gefunden haben.
Es gilt auch, die kommerziellen Bedingungen abzusichern: Preis, MOQ, Lieferzeiten, Spezifikationen, Verpackung, Zahlungsbedingungen und Verantwortlichkeiten jeder Partei.
Der Zahlungsempfänger muss insbesondere mit der Vertragspartei übereinstimmen, oder jede Abweichung muss vor der Zahlung klar erklärt und überprüft werden.
Änderungen in letzter Minute bezüglich Bankkonto, Preis oder Produktionsbedingungen sollten ebenfalls mit Vorsicht behandelt werden.
Eine gute Lieferantenqualifizierung soll letztendlich unangenehme Überraschungen vor, aber auch während der Produktion reduzieren.
Warum einen Sourcing-Spezialisten hinzuziehen?
Einen Lieferanten selbst zu überprüfen, ist für die ersten Schritte möglich. Doch wenn die Volumina steigen, das Produkt technisch ist oder die finanziellen Risiken groß werden, kann eine Fernüberprüfung schnell an ihre Grenzen stoßen.
Dann müssen administrative Informationen mit der Realität vor Ort abgeglichen, tatsächlich geeignete Hersteller identifiziert, mehrere Optionen verglichen und ihre Fähigkeit bewertet werden, genau die Spezifikationen zu erfüllen.
Hier kommt die Feldexpertise voll zum Tragen.
Bei Diex International basiert das Sourcing auf einem dreistufigen Ansatz: identifizieren, qualifizieren und absichern. Das Ziel ist nicht nur, eine Fabrik zu finden, sondern einen für das Projekt geeigneten Partner auszuwählen und seine Fähigkeiten vor Produktionsbeginn zu überprüfen.
Diex unterstützt Unternehmen bei der Suche und Qualifizierung von Lieferanten, Fabrikaudits, Produktionsüberwachung und Qualitätskontrolle.
Dieser Ansatz ermöglicht die Bewertung der wesentlichen Kriterien für einen Käufer: Preis, MOQ, Lieferzeiten, Qualität, Produktionskapazität und Einkaufsbedingungen.
Die Checkliste vor der Bestellung
Bevor Sie einen chinesischen Lieferanten validieren, stellen Sie sicher, dass Sie überprüft haben:
Seine rechtliche Identität und Gewerbelizenz
Die Übereinstimmung zwischen Unternehmen und tatsächlicher Fabrik
Seine Produktionskapazität
Seine Infrastruktur, Ausrüstung und Organisation
Seine Zertifizierungen und deren Gültigkeit
Die Muster und deren Konformität mit den Spezifikationen
Seine Exporterfahrung
Seine kommerziellen und vertraglichen Bedingungen
Die Zahlungsbedingungen
Die Modalitäten der Qualitätskontrolle und Produktionsüberwachung
Keines dieser Elemente reicht allein aus. Erst ihre Kombination ermöglicht eine wirklich zuverlässige Einschätzung des Lieferanten und begrenzt die Risiken vor der Bestellung.
Sie haben eine Fabrik in China identifiziert?
Einen Lieferanten zu finden, ist nur der erste Schritt. Es gilt noch zu überprüfen, ob er tatsächlich zu Ihrem Projekt passt und in der Lage ist, seine Verpflichtungen einzuhalten.
Mit seiner Kenntnis vor Ort und seinem Netzwerk von Lieferanten in Asien begleitet Diex International Unternehmen bei ihren Sourcing-Maßnahmen, von der Suche und Qualifizierung von Partnern bis hin zu Audit, Qualitätskontrolle und Produktionsüberwachung.
Sie möchten zunächst die Machbarkeit Ihres Projekts bewerten?
Die Sourcing-Vorstudie von Diex ermöglicht einen ersten Überblick über verfügbare Lieferanten, Preise, MOQs und Lieferzeiten, bevor Sie weiter in die Zusammenarbeit einsteigen.
Den richtigen Lieferanten zu identifizieren, ist eine Sache. Sicherzustellen, dass er in der Lage ist, seine Verpflichtungen einzuhalten, eine andere.
Im internationalen Sourcing ist es besser, vor der Bestellung zu prüfen, als Probleme nach der Produktion zu entdecken.
