Wenn ein Unternehmen erwägt, mit einer neuen Fabrik zusammenzuarbeiten, insbesondere international, stammen viele verfügbare Informationen direkt vom Lieferanten: Verkaufspräsentation, Katalog, Fotos, Zertifizierungen, angegebene Kapazitäten…
Das Factory Verification Audit, oder Fabrikverifizierungsaudit, ermöglicht es, diese Informationen vor einer Produktionsverpflichtung mit der Realität vor Ort abzugleichen.
Wozu dient ein Factory Verification Audit?
Das Ziel eines Factory Verification Audit ist es, zu überprüfen, ob eine Fabrik tatsächlich existiert und über die notwendigen Kapazitäten verfügt, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen.
Das Audit ermöglicht die Bewertung verschiedener Aspekte des Lieferanten: Infrastruktur, Ausstattung, Personal, Produktionsorganisation, Qualitätsprozesse, Dokumente oder auch Arbeitsbedingungen.
Es garantiert nicht die Abwesenheit von Problemen während der Produktion, aber es hilft, Risiken vor der Auftragserteilung zu reduzieren, insbesondere wenn der Lieferant Tausende von Kilometern entfernt ist.
Was wird während eines Fabrikaudits überprüft?
Der Inhalt eines Fabrikaudits kann je nach Produkt, Branche und Anforderungen des Käufers variieren. Mehrere Punkte werden jedoch in der Regel untersucht.
Existenz und Identität der Fabrik
Der erste Schritt besteht darin, zu überprüfen, ob der Produktionsstandort existiert, betriebsbereit ist und mit dem Unternehmen übereinstimmt, mit dem der Geschäftsaustausch stattfand.
Diese Lieferantenüberprüfung ermöglicht es insbesondere festzustellen, ob der Ansprechpartner tatsächlich der Hersteller ist oder als Vermittler fungiert.
Produktionskapazitäten
Eine Fabrik kann eine hohe Kapazität angeben, ohne über die notwendigen Ressourcen zu verfügen, um die erwarteten Mengen oder Termine einzuhalten.
Das Audit ermöglicht die Beobachtung der Produktionslinien, der Mitarbeiterzahl, der Teamorganisation und der Arbeitsbelastung, um die Kohärenz zwischen den angegebenen Kapazitäten und den verfügbaren Mitteln zu überprüfen.
Ausstattung und Infrastruktur
Maschinen und Ausrüstung werden überprüft, um festzustellen, ob sie für das herzustellende Produkt geeignet sind.
Je nach Projekt kann das Audit auch den allgemeinen Zustand, die Wartung, die Organisation der Produktionsbereiche und die Lagerbedingungen für Rohstoffe und Fertigprodukte umfassen.
Organisation und Qualitätskontrolle
Die Fähigkeit, ein Produkt herzustellen, reicht nicht aus. Die Fabrik muss auch in der Lage sein, ein gleichbleibendes Qualitätsniveau aufrechtzuerhalten.
Das Audit ermöglicht daher die Untersuchung des Eingangs von Rohstoffen, der Kontrollen während der Produktion, des Umgangs mit nicht konformen Produkten, der Endinspektionen und der Rückverfolgbarkeit.
Das Ziel ist es, die Zuverlässigkeit des Qualitätskontrollsystems der Fabrik zu bewerten.
Zertifizierungen und Dokumente
Die für das Projekt erforderlichen Verwaltungsdokumente und Zertifizierungen können kontrolliert werden, um ihre Existenz, Gültigkeit und Übereinstimmung mit dem betreffenden Unternehmen und Standort zu überprüfen. Dieser Schritt trägt zur Sicherung internationaler Einkäufe bei, insbesondere wenn das Produkt spezifischen regulatorischen oder technischen Anforderungen unterliegt.
Die geprüften Dokumente hängen vom Produkt, dem Zielmarkt und den Anforderungen des Käufers ab.
Arbeitsbedingungen und Sicherheit
Je nach Umfang des Audits können auch die Arbeitsbedingungen beobachtet werden: Sicherheit der Anlagen, Schutzausrüstung, Notausgänge, Brandschutz oder Organisation der Arbeitsbereiche.
Diese Elemente sind besonders wichtig, wenn das Unternehmen soziale Anforderungen oder spezifische Kriterien in seiner Lieferantenpolitik festgelegt hat.
Welche Risiken kann das Audit identifizieren?
Ein Factory Verification Audit kann Risiken aufdecken, die bei Fernkommunikation schwer zu erkennen sind, insbesondere:
eine geringere Produktionskapazität als angegeben;
unzureichende oder ungeeignete Ausrüstung;
eine wenig strukturierte Qualitätskontrolle;
fehlende, abgelaufene oder für den betreffenden Standort nicht anwendbare Zertifizierungen;
mangelnde Rückverfolgbarkeit;
Arbeits- oder Sicherheitsbedingungen, die nicht den festgelegten Anforderungen entsprechen;
eine nicht klar identifizierte Nutzung von Unterauftragnehmern.
Diese Elemente vor der Anzahlung oder dem Produktionsstart zu erkennen, ermöglicht es dem Unternehmen, Korrekturmaßnahmen zu verlangen, bestimmte Auftragsbedingungen anzupassen oder die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten neu zu bewerten.
In welchen Fällen sollte ein Factory Verification Audit durchgeführt werden?
Das Audit wird besonders empfohlen, wenn ein Unternehmen erwägt, mit einem neuen Lieferanten zusammenzuarbeiten, insbesondere wenn die Beziehung hauptsächlich aus der Ferne aufgebaut wurde.
Es kann auch vor einer Bestellung mit erheblicher finanzieller Verpflichtung durchgeführt werden, für ein technisches oder kundenspezifisches Produkt, bei hohen Stückzahlen oder wenn die Einhaltung von Terminen kritisch ist.
Ein Lieferantenaudit ist auch nützlich, wenn das Projekt Zertifizierungen oder präzise Anforderungen an Qualität, Sicherheit oder Produktionsbedingungen vorschreibt.
Schließlich kann eine erneute Bewertung in Betracht gezogen werden, wenn eine Fabrik den Standort wechselt, eine starke Erhöhung der Stückzahlen geplant ist oder wiederkehrende Qualitäts- oder Terminprobleme auftreten.
Prüfen, bevor man sich verpflichtet
Ein wettbewerbsfähiger Preis, ein gutes Muster und reibungslose Geschäftsbeziehungen sind wichtige Elemente, aber sie allein ermöglichen es nicht, die tatsächliche Fähigkeit einer Fabrik zur Bewältigung einer Produktion zu bewerten.
Das Factory Verification Audit bietet eine konkretere Sicht auf den Lieferanten, bevor eine wichtige Verpflichtung eingegangen wird. Es ermöglicht, bestimmte Risiken im Voraus zu identifizieren und eine Entscheidung auf der Grundlage vor Ort überprüfter Informationen zu treffen.
Es integriert sich somit in einen umfassenderen Ansatz zur Sicherung internationaler Einkäufe, neben der Lieferantenqualifizierung, der Produktionsüberwachung und den Qualitätskontrollen.
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